Codice Etico del Gruppo GapMed

Introduzione

Il Gruppo GapMed, composto, tra le altre, da Gap Med Società tra Professionisti S.p.A., Gap Med SA e GAPMED LTD (di seguito, congiuntamente, solo le “Società”), assumendo come principi ispiratori della propria attività l’integrità, la correttezza e la legalità, garantisce nella conduzione dei propri affari il rispetto della legge, delle norme interne e di quelle in vigore nei Paesi di riferimento.

Le Società si pongono l’obiettivo di conciliare la ricerca della competitività sul mercato con il rispetto delle normative sulla concorrenza e di promuovere il corretto e consapevole utilizzo delle risorse in un’ottica di responsabilità sociale.

A tale fine, le Società hanno deciso di adottare il presente Codice Etico (di seguito anche solo il “Codice”), volto a stabilire le norme e i principi ispiratori dei propri comportamenti tanto nelle relazioni interne quanto nei rapporti con l’esterno.

1. Destinatari e ambito di applicazione

Le disposizioni del Codice si applicano, senza alcuna eccezione, a tutti i dipendenti, amministratori e collaboratori delle Società, compresi i professionisti sanitari che operano nei presidi e nelle strutture oggetto dei bandi di gara a cui le stesse partecipano, e a tutti coloro che, direttamente o indirettamente, stabilmente o temporaneamente, instaurano con questi rapporti e relazioni o collaborano con loro per perseguirne gli obiettivi (di seguito anche solo i “Destinatari”).

Tra i Destinatari rientrano, a titolo esemplificativo, i seguenti soggetti terzi:

  •   le Aziende Sanitarie Locali, gli ospedali e, in generale, gli enti pubblici e privati che abbiano indetto un bando di gara a cui le Società partecipano (di seguito, “Stazioni Appaltanti”);
  •   gli ambassador deputati all’individuazione dei professionisti sanitari ed eventuali cliniche private con cui avviare le collaborazioni;
  •   i business partner con cui instaurare collaborazioni e rapporti commerciali (consistenti, ad esempio, nel subappalto di parte delle attività oggetto dei tender, nel networking dei professionisti sanitari, ecc.);
  •   fornitori e consulenti.I Destinatari sono tenuti a uniformare i propri comportamenti ai principi di cui al presente Codice, devono prontamente e adeguatamente informare i terzi in merito agli obblighi imposti e previsti dal Codice stesso ed esigerne il rispetto.
    Inoltre, i dipendenti devono considerare il rispetto delle norme del Codice come parte essenziale delle obbligazioni contrattuali nell’ambito del rapporto di fiducia e di fedeltà.

2. Principi etici e di comportamento

2.1 Lealtà e trasparenza

Nel rispetto dei principi di lealtà e trasparenza, i Destinatari, nello svolgimento delle attività aziendali, hanno il divieto di:

  •   svolgere attività contrarie o incompatibili con gli interessi delle Società;
  •   diffondere notizie idonee a nuocere all’immagine e agli interessi delle Società;
  •   diffondere a terzi informazioni o notizie riguardanti le Società senza avere ottenuto una preventiva autorizzazione.

2.2 Legalità

Le Società promuovono standard elevati di integrità attraverso una gestione onesta ed etica degli affari aziendali.

L’integrità e la reputazione delle Società dipendono dall’onestà e dall’imparzialità di ciascun Destinatario in quanto l’integrità personale si pone alla base dell’integrità aziendale.

Le Società si impegnano al rispetto delle leggi e dei regolamenti vigenti e applicabili e delle disposizioni del presente Codice, nonché delle policy e delle procedure aziendali, oltre che delle prassi generalmente riconosciute.

In nessun caso il perseguimento dell’interesse delle Società potrà giustificare e rendere ammissibile una condotta contrastante con le disposizioni di legge applicabili.

Le Società assicurano la realizzazione delle opportune attività di formazione, informazione e continua sensibilizzazione dei Destinatari anche in merito alle disposizioni del presente Codice e alla concreta applicazione delle stesse.

2.3 Equità e valore della persona

Le Società riconoscono che il successo aziendale dipende dal pieno rispetto dei diritti delle persone con cui si trovano a interagire e, a tale fine, ne assicurano l’integrità fisica e morale.

Le Società promuovono un ambiente lavorativo solidale che valorizzi la diversità dei dipendenti e rifiutano ogni forma di discriminazione tra cui quella basata su età, sesso, orientamento sessuale, stato di salute, razza, nazionalità, estrazione culturale, opinioni politiche, credenze religiose e appartenenza ad associazioni e sindacati.

Le Società vietano qualsiasi forma di molestia – sia questa fisica, verbale, scritta o attraverso rappresentazioni visive – da parte dei dipendenti e di qualsiasi soggetto terzo.

2.4 Diligenza e professionalità

I componenti degli organi sociali, i dipendenti e i collaboratori, compresi i professionisti sanitari, si impegnano a svolgere con diligenza e professionalità le proprie attività prestando la massima attenzione alla costante erogazioni di servizi d’eccellenza.

2.5 Tutela dell’immagine

Il rispetto dei principi e dei valori etici di cui al presente Codice costituisce un requisito fondamentale nella creazione e nel mantenimento di una buona reputazione delle Società, nonché un fattore che contribuisce in modo determinante al perseguimento degli obiettivi e al successo delle Società, favorendo i rapporti con i soggetti terzi, come sopra identificati, e la comunità in genere.

I Destinatari, nel rispettare le disposizioni del presente Codice, contribuiscono alla tutela dell’immagine e della buona reputazione delle Società.

2.6 Imparzialità e gestione dei conflitti di interessi

I Destinatari devono evitare situazioni e/o attività che possano condurre a conflitti di interesse nei confronti delle Società o che potrebbero interferire con la loro capacità di prendere decisioni imparziali nella salvaguardia del miglior interesse delle Società stesse.

È fatto obbligo di riferire al proprio responsabile di funzione qualsiasi informazione che possa far presumere una situazione di potenziale conflitto con gli interessi delle Società.

2.7 Contrasto della corruzione

Nei rapporti tra le Società e i terzi, i Destinatari devono agire secondo norme etiche, rispettando la normativa vigente e le procedure/policy che li disciplinano. I rapporti devono essere gestiti senza ricorrere a mezzi illeciti.

Le Società e i Destinatari si impegnano a rispettare, in particolare, le normative anticorruzione nazionali ed estere, europee ed extra-europee.

Sono esplicitamente proibite pratiche di corruzione, favori illegittimi, comportamenti collusivi, sollecitazioni di vantaggi personali per sé o per altri, anche qualora da tali comportamenti possa derivarne un vantaggio, anche potenziale, per le Società.

2.8 Omaggi, atti di cortesia commerciale e altri benefici, cd. pagamenti agevolativi

È fatto divieto di accettare regali o cortesie personali da parte di terzi, siano essi fornitori, consulenti, business partner, ambassador o altri soggetti, diversi da quelli dovuti alla normale cortesia e di modico valore, comunque non eccedente la soglia di 100,00 Euro. Al contrario, è fatto assoluto divieto di accettare regali o cortesie personali, di qualsiasi importo/valore, da parte di esponenti di Stazioni Appaltanti.

Qualora un destinatario riceva da fornitori, consulenti, business partner, ambassador o altri soggetti proposte di benefici, deve immediatamente riferirlo al Responsabile Internal Audit.

Gli omaggi e gli atti di cortesia commerciale da elargire sono proposti dalla Funzione Commercial, che individua i soggetti a cui destinarli, ed erogati solo previa autorizzazione dell’Amministratore Delegato di ciascuna Società.

Gli omaggi e gli atti di cortesia commerciale devono in ogni caso essere sempre erogati tramite mezzi di pagamenti tracciabili.

È comunque fatto divieto di elargire omaggi e atti di cortesia commerciale di valore eccedente 100,00 Euro, salva la previa approvazione dell’Amministratore Delegato di ciascuna Società.

Qualora si decida di elargire omaggi oltre la soglia indicata deve esserne data tempestiva comunicazione al responsabile di funzione.

È fatto in ogni caso divieto di elargire omaggi e atti di cortesia commerciale, a prescindere dal relativo valore, in favore di terzi che abbiano espressamente comunicato alle Società di non poterli accettare per policy aziendale.

Inoltre, è fatto divieto di elargire donazioni e atti di liberalità nei confronti di fornitori, consulenti, business partner, ambassador e Stazioni Appaltanti.

È fatto infine divieto di erogare pagamenti agevolativi (cd. facilitation payments), volti ad accelerare/garantire l’adempimento di obblighi e di prestazioni, seppur dovuti nell’ambito di rapporti contrattuali/professionali.

Resta salva la facoltà di concordare con i professionisti condizioni di pagamento anticipate rispetto agli standard per motivi di mercato.

I pagamenti devono essere eseguiti tramite metodi tracciabili e supportati da fatture o, quantomeno, documenti giustificativi che attestino l’avvenuta movimentazione di denaro.

2.9 Attenzione al servizio, alle Stazioni Appaltanti e ai pazienti

Al fine di soddisfare le richieste delle Stazioni Appaltanti e garantire il miglior servizio in favore delle stesse e dei pazienti, le Società si impegnano a garantire professionalità, puntualità, disponibilità, cortesia, collaborazione ed elevati standard qualitativi nell’erogazione delle prestazioni dovute.

Ciascun Destinatario, nell’ambito della gestione dei rapporti con le Stazioni Appaltanti, e nel rispetto delle procedure/policy aziendali, mira a garantire la massima soddisfazione delle controparti, fornendo, tra l’altro, informazioni esaurienti, veritiere e accurate sui servizi forniti.

2.10 Informazioni riservate e tutela della privacy

Le informazioni che hanno carattere di riservatezza, relative a dati o conoscenze che appartengono alle Società non devono essere acquisite, usate o comunicate se non dalle persone autorizzate.

A titolo meramente esemplificativo e non esaustivo, sono informazioni riservate: i progetti di lavoro, le informazioni riguardanti il know-how, le strategie operative, i dati personali dei dipendenti, le liste dei fornitori, dei collaboratori e dei professionisti sanitari.

Inoltre, anche nel rispetto della normativa a tutela della privacy, i Destinatari si devono impegnare a proteggere le informazioni generate o acquisite e a evitarne ogni uso improprio o non autorizzato.

È fatto divieto di accedere a sistemi informativi di terzi, il cui accesso non sia liberamente consentito, al fine di reperire e/o copiare informazioni, nonché alterare e/o distruggere i dati contenuti in tali sistemi.

I dati relativi ai pazienti devono essere trattati nel rispetto della normativa privacy (Regolamento 2016/679, cd. GDPR, e D.Lgs. 196/2003).

2.11 Tutela ambientale e salute e sicurezza sul lavoro

Le Società evitano qualsiasi fonte di potenziale pericolo sia per le persone sia per l’ambiente e attuano un accorto e ragionevole utilizzo delle risorse. A tale proposito, i processi, i locali e gli strumenti di lavoro devono corrispondere alle disposizioni previste dalla normativa in materia di salute sicurezza sui luoghi di lavoro, prevenzione degli incendi e tutela dell‘ambiente.

Le Società si adoperano per implementare un elevato standard di tutela in materia di salute e sicurezza sui luoghi di lavoro e adottano un approccio di sistema con l’obiettivo di rendere tutti i processi adeguati a tale standard.

Le Società assicurano condizioni di lavoro rispettose della dignità individuale e dell’integrità psicofisica nonché ambienti di lavoro sicuri e salubri nel rispetto di quanto previsto dalla normativa applicabile e dei diritti dei lavoratori.

I principi e criteri fondamentali che guidano le decisioni delle Società in materia di salute e sicurezza sul lavoro sono i seguenti:

  •   evitare i rischi;
  •   valutare i rischi che non possono essere evitati;
  •   gestire i rischi alla fonte;
  •   tenere conto del grado di evoluzione della tecnica;
  •   sostituire ciò che è pericoloso con ciò che non lo è o che lo è in misura inferiore;
  •   programmare la prevenzione, mirando a un complesso coerente che integri nella medesima la tecnica, l’organizzazione del lavoro, le condizioni di lavoro, le relazioni sociali e l’influenza dei fattoridell’ambiente di lavoro;
  •   formare i lavoratori e impartire loro adeguate istruzioni.Le Società procedono – con cadenza regolare – alle necessarie analisi e verifiche dei rischi sul lavoro, attuano idonee misure precauzionali e di controllo dei pericoli e assicurano l’adeguata formazione e istruzione di tutti i dipendenti.Nei limiti di quanto di rispettiva competenza, e coordinandosi con le Stazioni Appaltanti, le Società osservano i contenuti del presente punto 2.11, anche con riferimento ai presidi e alle strutture presso cui operano i professionisti sanitari.

2.12 Tutela del patrimonio aziendale

Ciascun Destinatario è direttamente e personalmente responsabile della protezione e della conservazione dei beni – fisici e immateriali – e delle risorse, siano esse umane, materiali o immateriali, affidategli per espletare i suoi compiti nonché dell’utilizzo delle stesse in modo proprio e conforme all’interesse sociale.

Nessuno dei beni e delle risorse di proprietà delle Società deve essere utilizzato per fini diversi da quelli indicati dalle Società stesse.

Non sono ammessi in alcun modo l’alterazione del funzionamento del sistema telematico o informatico ovvero dei dati e delle informazioni in esso contenuti, l’installazione e l’utilizzo di software non autorizzati, l’abusiva duplicazione di software e banche dati in violazione delle leggi sul diritto d’autore.

2.13 Normativa antiriciclaggio e fiscale

Le Società assicurano il rispetto degli obblighi in materia di contrasto al riciclaggio e al finanziamento del terrorismo, derivanti da normative, sia nazionali, sia internazionali, nonché delle leggi, dei regolamenti e dei provvedimenti delle autorità competenti in materia fiscale e tributaria.

2.14 Sistema di Controllo Interno

I Destinatari devono essere consapevoli dell’esistenza del Sistema di Controllo Interno aziendale, che prevede, tra l’altro il sistema di poteri e deleghe, nonché le procedure/policy a presidio dei processi aziendali, che devono garantire anche un adeguato sistema di segregation of duties. Il Sistema di Controllo Interno adottato dalle Società deve contribuire al raggiungimento degli obiettivi aziendali, nel rispetto delle normative vigenti e preservando il patrimonio aziendale.

La responsabilità di creare un Sistema di Controllo Interno efficace è comune a ogni livello operativo; conseguentemente tutti i dipendenti, nell’ambito delle funzioni svolte, sono responsabili della definizione, dell’attuazione e del corretto funzionamento dei controlli inerenti alle unità organizzative e aree operative a loro affidate.

2.15 Rispetto della leale concorrenza

Le Società si impegnano a rispettare le leggi in materia di tutela della concorrenza, al fine di promuovere una concorrenza leale, libera e sana e punire le pratiche commerciali scorrette e anti-competitive.

3. Gestione delle risorse umane
3.1 Selezione e assunzione del personale

Le Società riconoscono nei dipendenti e nelle risorse umane in generale il fattore primario per il conseguimento dei propri obiettivi in considerazione del contributo professionale dalle stesse apportato, nell’ambito di un rapporto basato su lealtà, correttezza e fiducia reciproca.

L’avvio del processo di selezione del personale è subordinato all’effettiva sussistenza della necessità di inserimento di una nuova risorsa.

La valutazione del personale da assumere è effettuata sulla base della corrispondenza dei profili dei candidati rispetto alle esigenze aziendali. A tale fine, la funzione preposta alla selezione, nei limiti delle informazioni disponibili, adotta opportune misure per evitare favoritismi, nepotismi, o forme di clientelismo, nelle fasi di selezione e assunzione, garantendo a tutti i soggetti interessati le pari opportunità.

Le informazioni richieste sono strettamente collegate alla verifica degli aspetti previsti dal profilo professionale e psicoattitudinale, nel rispetto della sfera privata e delle opinioni del candidato.

Le Società vietano l’assunzione e l’impiego di personale straniero privo del permesso di soggiorno ovvero con permesso di soggiorno scaduto e del quale non sia stato chiesto, nei termini di legge, il rinnovo, oppure con permesso di soggiorno revocato o annullato.

Il processo di selezione viene tracciato per consentirne la ricostruzione a posteriori.

3.2. Rapporto di lavoro

Le Società non tollerano alcuna forma di lavoro forzato – con questo intendendosi qualsiasi lavoro o servizio ottenuto da una persona attraverso costrizioni o minacce o per il quale la persona non si è offerta volontariamente – e/o irregolare.

Al momento dell’assunzione, le Società consegnano ai nuovi assunti un contratto di lavoro scritto in una lingua a loro comprensibile, nel quale siano compiutamente indicati i termini e le condizioni di lavoro e gli elementi normativi e retributivi. Le politiche e le procedure disciplinari devono essere definite chiaramente e prontamente comunicate ai lavoratori.

Le Società non ammettono l’assunzione di dipendenti di età inferiore a quella minima di impiego stabilita dalla normativa in vigore.

3.3 Gestione del personale

Le Società assicurano a tutti i dipendenti e collaboratori pari opportunità nel lavoro e nell’avanzamento di carriera evitando qualsiasi forma di discriminazione.

Le Società assicurano il rispetto della normativa vigente in materia di orario di lavoro, periodi di riposo, riposo settimanale, aspettativa obbligatoria e ferie.

Le Società corrispondono ai propri dipendenti una retribuzione tale da garantire al lavoratore e alla sua famiglia una vita dignitosa nel rispetto di quanto stabilito dalla normativa applicabile.

Le Società garantiscono che i contributi previdenziali siano corrisposti sulla base della normativa applicabile e versati regolarmente.

3.4 Organizzazioni politiche e sindacali

Le Società non erogano contributi a partiti, a comitati e organizzazioni politiche e sindacali.

I Destinatari devono riconoscere che qualsiasi forma di coinvolgimento in attività politiche avviene su base personale, nel proprio tempo libero, a proprie spese e in conformità alle leggi in vigore.

Le Società mantengono un rapporto di collaborazione e dialogo con i sindacati e le associazioni di categoria nel rispetto dei principi di correttezza e trasparenza e di quanto previsto dalla legge e dai contratti collettivi applicabili.

4. Rapporti con i professionisti sanitari

I principi etici di cui al precedente punto 3 si applicano anche al reclutamento, alla selezione, alla fase di cd. on-boarding, all’eventuale associazione e alla gestione dei rapporti con i professionisti sanitari, nel rispetto delle specificità e peculiarità del relativo regime contrattuale e/o associativo.

In sede di reclutamento viene valutata, in particolare, la competenza professionale connessa alla relativa area di specializzazione, i titoli abilitativi e tutto quanto strumentale all’esercizio della professione sanitaria.

I professionisti sanitari, in quanto Destinatari, sottoscrivono per accettazione il presente Codice Etico e vi si attengono integralmente nell’esecuzione delle prestazioni presso le Stazioni Appaltanti e i presidi gestiti dalle Società.

I professionisti sanitari sono direttamente e personalmente responsabili della protezione e della conservazione dei beni – fisici e immateriali – e delle risorse, materiali o immateriali, proprie delle strutture pubbliche in cui prestano la propria attività professionale.

È fatto divieto di utilizzare i beni della Pubblica Amministrazione (attrezzature, farmaci, strumenti e tool informatici, spazi e ambienti) per fini diversi da quelli connessi all’erogazione delle attività di cura (e delle relative attività strumentali) nell’interesse delle Società, della Stazione Appaltante e dei pazienti.

5. Rapporti con i terzi
5.1. Rapporti con la Pubblica Amministrazione e le Autorità di vigilanza

I rapporti con le Pubbliche Amministrazioni possono generare potenziali situazioni di rischio corruttivo per i Destinatari.

Le Società intrattengono con le Pubbliche Amministrazioni (Aziende Sanitarie Locali, ospedali pubblici, enti territoriali e statali, ecc.) diverse tipologie di rapporti in ragione del proprio business, tra cui rientrano, a titolo esemplificativo: rapporti istituzionali, di lobbying, rapporti commerciali nell’ambito della partecipazione a gare e aggiudicazione dei tender, ispezioni, verifiche, controlli, contenziosi, richieste di autorizzazione, di autorizzazioni/provvedimenti amministrativi/accreditamenti, acquisizione e gestione di contributi ed emolumenti pubblici.

Al fine di scongiurare il verificarsi di episodi corruttivi, fraudolenti o anche solo inopportuni, i Destinatari devono osservare i seguenti principi etici:

  •   i rapporti con la Pubblica Amministrazione devono essere condotti nel rigoroso rispetto delle leggi nazionali, europee e internazionali vigenti e dei regolamenti applicabili, nonché delle procedure/policyadottate a presidio di tali ambiti;
  •   l’assunzione di impegni e la gestione dei rapporti con la Pubblica Amministrazione e le autorità divigilanza avvengono nel rispetto della cd. segregation of duties e sono riservate esclusivamente alle funzioni aziendali e unità organizzative autorizzate, in virtù:●  del richiamo delle stesse nelle procedure/policy interne di riferimento;●  dei poteri conferiti tramite procure o delibere dell’Organo dirigente di ciascuna delle Società e dei

    soggetti muniti di idonei poteri;

    ●  delle deleghe interne ad hoc eventualmente rilasciate da questi ultimi;

  •   le potenziali situazioni di conflitto d’interesse devono essere comunicate al proprio Responsabile di funzione o all’Amministratore Delegato di ciascuna Società;
  •   qualora possibile, nei rapporti con la Pubblica Amministrazione devono essere coinvolti almeno due soggetti;
  •   è fatto divieto di rivolgersi ad intermediari nel rapporto con le Pubbliche Amministrazioni, salve specifiche circostanze oggetto di specifica autorizzazione da parte dell’Amministratore Delegato diciascuna Società;
  •   le attività di lobbying sono necessariamente autorizzate dall’Amministratore Delegato di ciascunaSocietà e devono essere oggetto di tempestivo reporting al rispettivo Organo dirigente, in cui viene dato conto dei soggetti presenti e degli argomenti trattati;
  •   è fatto divieto di sollecitare il rilascio di informazioni riservate/non dovute che possano alterare la parità di trattamento nelle procedure ad evidenza pubblica;
  •   è fatto divieto di produrre/predisporre documenti falsi, contenenti informazioni false o, in ogni caso, aventi carattere fraudolento;
  •   è fatto divieto di destinare ad un uso diverso i finanziamenti e gli emolumenti pubblici ricevuti dalla Pubblica Amministrazione;
  •   è fatto divieto di corrispondere pagamenti agevolativi (cd. facilitation payments), volti ad accelerare l’adempimento di obblighi o l’emissione di provvedimenti amministrativi leciti o, comunque, dovuti;
  •   è fatto divieto di nascondere, distruggere o alterare registrazioni, verbali, scritture contabili e qualsiasi tipo di documento, mentire o effettuare dichiarazioni false alle Autorità competenti;
  •   gli incontri, le interlocuzioni (ad esempio, in occasione dei cd. soccorsi istruttori) e i sopralluoghi con/alla presenza di esponenti di soggetti pubblici devono essere verbalizzati per consentirne la ricostruzione ex post;Non è inoltre consentito – neppure per interposta persona – offrire utilità (opportunità commerciali e/o di impiego, ecc.), denaro o doni a dirigenti, funzionari o dipendenti della Pubblica Amministrazione italiana o estera nonché a esponenti di Autorità di vigilanza o a loro parenti, sia italiani che di altri Paesi, salvo che si tratti di beni o utilità di modico valore, comunque non superiore a 100,00 Euro.È fatto divieto di elargire omaggi e atti di cortesia commerciale, a prescindere dal relativo valore, nei confronti di esponenti di Stazioni Appaltanti nei periodi immediatamente antecedenti o successivi all’espletamento di procedure di gara.Le Società impongono ai Destinatari di offrire la massima disponibilità e collaborazione nei confronti di chiunque svolga ispezioni e controlli per conto di qualsiasi soggetto pubblico.

    Le Società garantiscono infine che i rapporti con l’Autorità Giudiziaria di ogni ordine e grado, gli ausiliari e gli organi di Polizia Giudiziaria siano improntati alla massima trasparenza, correttezza e collaborazione; a tale proposito, i Destinatari dovranno astenersi dall’adottare comportamenti che possano risultare, anche indirettamente, di intralcio all’operato dei citati soggetti (come, ad esempio, indurre persone a rendere dichiarazioni false o reticenti all’Autorità Giudiziaria).

     5.2. Rapporti con fornitori, consulenti, ambassador e business partner

    I processi di approvvigionamento sono condotti nel rispetto del sistema di poteri vigente e delle procedure/policy, che, in conformità, tra l’altro, ai principi di prevenzione della corruzione, definiscono i ruoli e le responsabilità delle unità organizzative coinvolte.

    Nella gestione dei rapporti con i fornitori e i consulenti, i beni e/o i servizi acquistati devono sempre essere giustificati da concrete esigenze aziendali, motivate e risultanti da evidenze interne quanto alla finalità dell’acquisto, all’individuazione del richiedente e al processo di autorizzazione della spesa, nei limiti del budget disponibile.

    La selezione e qualifica dei fornitori, nonché la successiva determinazione delle condizioni di acquisto, devono inoltre essere effettuate sulla base di una valutazione obiettiva e trasparente che tenga conto, tra l’altro, del prezzo, della velocità di realizzazione del prodotto, della capacità di fornire e garantire servizi di livello adeguato e anche dell’onestà e dell’integrità del fornitore.

    I Destinatari si impegnano a prevenire il rischio di infiltrazioni criminali procedendo alla verifica puntuale dei requisiti di onorabilità e affidabilità dei fornitori, consulenti, ambassador e business partner delle Società, con conseguente esclusione di qualsiasi controparte di cui si sospettino l’affiliazione o la contiguità a organizzazioni criminali.

    Con riferimento all’accettazione ed erogazione di omaggi, regalie e altri benefici, nonché ai cd. pagamenti agevolativi, in relazione a fornitori, consulenti, ambassador e business partner, si rinvia a quanto previsto al punto 2.8.

    5.3. Spese di rappresentanza

    Il ricorso a spese e rimborsi per acquisti, viaggi ed eventi di relazione sostenuti per fini commerciali (cd. spese di rappresentanza) da parte del personale non apicale deve essere preventivamente autorizzato dall’Amministratore Delegato di ciascuna Società.

    L’esito degli incontri nel cui ambito sono state sostenute spese di rappresentanza è oggetto di apposito reporting in cui vengono riportati i giustificativi, i soggetti presenti e l’eventuale appartenenza degli stessi a Pubbliche Amministrazioni.

    È fatto divieto di sostenere spese di rappresentanza tramite metodi di pagamento non tracciabili.

    È fatto divieto di sostenere spese di rappresentanza di valore eccedente 50 ,00 Euro, salva la previa approvazione dell’Amministratore Delegato di ciascuna Società.

    È fatto divieto di sostenere spese di rappresentanza in favore di esponenti di Stazioni Appaltanti nei periodi immediatamente antecedenti o successivi all’espletamento di procedure di gara.

    È infine fatto divieto di sostenere spese di rappresentanza a favore di soggetti che per policy aziendale non possono essere coinvolti in eventi di relazione.

    6. Rapporti intercompany

    I rapporti intercompany devono avvenire nel rispetto del sistema di poteri e deleghe vigente e delle procedure/policy che li disciplinano ed essere formalizzati e disciplinati nell’ambito di contratti scritti.

    7. Gestione amministrativa e contabile

    Ciascun Destinatario è responsabile della veritiera, completa, regolare, chiara e accurata tenuta delle scritture contabili, che dovranno essere compilate in modo conforme alla normativa vigente al fine di consentire la ricostruzione delle operazioni compiute grazie a una completa documentazione di supporto adeguatamente archiviata.

    Chiunque venisse a conoscenza di omissioni, falsificazioni o trascuratezze nelle registrazioni contabili o nelle documentazioni di supporto, deve prontamente riferirne al proprio responsabile di funzione o direttamente al Responsabile Internal Audit (all’indirizzo internalaudit@gapmed.com).

    Per ogni registrazione è disposto un adeguato supporto di tracciabilità al fine di poter procedere, in ogni momento, all’effettuazione dei controlli che attestino le caratteristiche e le motivazioni dell’operazione e individuino chi ha autorizzato, effettuato, registrato e verificato l’operazione stessa.

    È in ogni caso fatto divieto di accettare, a qualsiasi titolo, pagamenti tramite mezzi non tracciabili.

    8. Diffusione e aggiornamento del Codice e formazione sui contenuti ivi previsti

    Le Società si impegnano a favorire e garantire adeguata conoscenza del Codice divulgandolo ai Destinatari attraverso apposite, efficaci e adeguate attività di informazione e comunicazione (ad es. mediante pubblicazione sul proprio sito Internet e l’inserimento nei contratti del richiamo al Codice stesso).

    Le Società si impegnano, inoltre, a erogare sessioni formative in merito ai contenuti del Codice in favore dei propri dipendenti e dei professionisti sanitari.

    Le Società assicurano un costante aggiornamento dei contenuti del Codice nel caso in cui le esigenze dettate dal variare del contesto, della normativa di riferimento, dell’ambiente o dell’organizzazione aziendale lo rendessero opportuno o necessario.

    9. Violazioni del Codice

    La violazione delle norme del presente Codice lede il rapporto di fiducia instaurato con ciascuna Società e può portare all’applicazione di sanzioni disciplinari e all’adozione di provvedimenti, nei confronti dei Destinatari, in coerenza con le disposizioni di legge e con i previsti regimi contrattuali, comprese la possibile risoluzione del rapporto di lavoro e l’interruzione della relazione commerciale.

    Tutti i Destinatari devono segnalare eventuali violazioni del Codice stesso attraverso i seguenti canali messi a disposizione dalle Società:

    tramite e-mail diretta al proprio responsabile;
    tramite e-mail diretta al Responsabile Internal Audit (all’indirizzo internalaudit@gapmed.com).

    Le segnalazioni possono essere anche anonime e devono descrivere in maniera circostanziata fatti e persone oggetto della segnalazione stessa.

    Il mancato rispetto di tale obbligo di segnalazione o la segnalazione non rispondente al vero effettuata con dolo costituiscono a loro volta violazione del Codice e, in quanto tali, sono idonei a giustificare l’applicazione di sanzioni disciplinari.

    Le Società garantiscono i segnalanti in buona fede contro qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione o penalizzazione per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione, fatto salvo il diritto degli aventi causa di tutelarsi qualora siano accertate in capo al segnalante responsabilità di natura penale o civile legate alla falsità della dichiarazione e fatti salvi gli obblighi di legge. In ogni caso, è assicurata la riservatezza dell’identità del segnalante e dell’informazione in ogni contesto successivo alla segnalazione stessa, fatti salvi gli obblighi di legge e la tutela dei diritti delle Società o delle persone accusate erroneamente o in mala fede. La segnalazione si intende effettuata in buona fede quando la stessa è effettuata sulla base di una ragionevole convinzione fondata su elementi di fatto.